• Florian Fay

Richtig delegieren

"Als Entwickler sehe ich dich nicht bei uns. Ich könnte mir aber vorstellen, dass du als Projektmanager sehr gut bei uns rein passen würdest." Das waren die Worte meines späteren Chefs, in meinem Vorstellungsgespräch. Ich hatte mich als Entwickler beworben und wurde als Projektmanager eingestellt. Im Nachhinein war das die beste Entscheidung, die beide Seiten treffen konnten. Dadurch änderte sich mein Aufgabenspektrum jedoch radikal. Ich wurde vom Ausführenden zum Delegierenden und lernte, wie effektiv gute Delegation sein kann.


Warum auch für dich als junge Führungskraft richtiges Delegieren ein essenzielles Werkzeug ist, warum es dennoch nicht immer einfach ist und wie du Probleme umgehst, zeige ich dir im folgenden Artikel.


In diesem Artikel zeige ich dir:

  • warum das Delegieren von Aufgaben eine sehr wichtige Fähigkeit für dich als Führungskraft ist

  • warum sich bei dem Thema Delegation immer wieder Spannungen und Probleme ergeben

  • wie du diese Probleme durch eine gute Vorbereitung und Durchführung der Delegation umgehen kannst


Warum sollte ich delegieren?

Aufgaben zu delegieren, macht dich als Führungskraft wirksamer. Das erreichst du durch drei Aspekte des Delegierens:

  • Zeiteinsparung: Der Hauptgrund warum Aufgaben von Führungskräften delegiert werden ist, weil diese meist zu viel zu tun haben, um alle Aufgaben selbst zu bearbeiten. Wenn du Aufgaben delegierst, sorgst du dafür, dass mehr Aufgaben bearbeitet werden können und schaufelst dir Zeit frei um auf Unvorhergesehenes reagieren zu können.

  • Weiterentwicklung von Mitarbeiter:innen: Was viele Führungskräfte nicht explizit wahrnehmen ist, dass durch systematisches Delegieren von Aufgaben Mitarbeiter:innen hervorragend weiterentwickelt werden können. Durch die gezielte Weitergabe von Aufgaben, die gerade noch in bzw. knapp außerhalb der Komfortzone der Mitarbeiter:innen liegen, kann man die Mitarbeiter:innen fordern und sie dadurch gleichzeitig fördern. Da die Verantwortung des Ergebnisses weiter beim Delegierenden bleibt, ist eine Zusammenarbeit mit einem schnellen Feedback Grundvoraussetzung für das Delegieren von Aufgaben (siehe weiter unten), dadurch können Fehler sofort erkannt und aus diesen gelernt werden.

  • Wertschätzung und Vertrauen aufbauen: Durch die Weitergabe von Aufgaben an deine Mitarbeiter:innen drückst du Vertrauen in deren Fähigkeiten aus und zeigst, dass du ihnen die Aufgabe zutraust. Das merken deine Mitarbeiter:innen und denken sich (unterbewusst) "Wenn mir das zugetraut wird, dann kann ich mir das selbst auch zutrauen". Durch eine gute Kontrolle der Aufgaben (siehe unten) verbunden mit einem Lob (Artikel: "Loben von Mitarbeitern") kannst du deinen Mitarbeiter:innen zusätzlich Wertschätzung für die Erfüllung der Aufgabe entgegenbringen. Du zeigst, dass es dir wichtig ist, dass die Aufgabe erledigt wird.

Die Fähigkeit Aufgaben zu delegieren ist somit eine wichtiger Skill für Führungskräfte und der positive Effekt geht weit über die reine Zeitersparnis hinaus.


Probleme beim Delegieren von Aufgaben

In vielen Unternehmen erlebt man, dass das Delegieren nicht gut funktioniert bzw. davon zurückgeschreckt wird Aufgaben ordentlich zu delegieren.

Folgende vier Gründe sind häufig in der Praxis anzutreffen:

  • Negative Einstellung zum Thema Delegation beim Ausführenden: Diejenigen, die Aufgaben übergeben bekommen, haben das Gefühl, dass der Delegierende keine Lust hat, die Aufgabe selbst zu machen und zu faul ist. Getreu dem Motto "TEAM = Toll ein anderer machts", wird die Aufgabe übertragen so dass sich der Delegierende nicht mehr darum kümmern muss. Dies tritt häufig auf, wenn die Aufgabe nur abgegeben wird und das Kontrollieren des Ergebnisses ausbleibt. Dadurch verliert die Erledigung der Aufgabe jegliche Relevanz.

  • Negative Einstellungen zum Thema Delegation beim Delegierenden: Delegation wird immer wieder als Schwäche oder fehlende Kompetenz verstanden. Außerdem besteht, besonders bei noch nicht gut eingespielten Teams und Delegierenden, die das Delegieren nicht gewohnt sind, die Angst, dass die Ergebnisse schlechter werden oder die Aufgabe länger dauert, wenn sie abgegeben wird. Teilweise entstehen Bedenken auch dadurch, dass ungerne kontrolliert wird oder die Angst besteht, dass die Kontrolle über die verteilten Aufgaben verloren geht und dadurch etwas unter den Tisch fällt.

  • Delegation von irrelevanten Aufgaben: Immer wieder werden Aufgaben delegiert, weil die eigene Zeit als zu schade angesehen wird, um sich um diese Themen zu kümmern. Vor allem neuen Mitarbeiter:innen werden gerne solche Aufgaben übertragen. Das ist weder ökonomisch sinnvoll, noch ist dies gut um den Mitarbeiter:innen Wertschätzung entgegen zu bringen. Aufgaben, deren Ergebnis keine Relevanz für das Unternehmen haben, sollten konsequent gestrichen und nicht delegiert werden.

  • Delegation von Aufgaben an zu qualifizierte Personen: Aufgaben sollten nicht einfach wahllos delegiert werden. Es ist wichtig, dass die Komplexität der Aufgabe zum Ausführenden passt. Im besten Fall ist die Aufgabe an der Grenze des Wohlfühlbereichs deines Teammitglieds oder knapp darüber, um es zu fordern. Wenn die Aufgabe zu komplex und über dem Kompetenzbereich liegt, droht Überforderung. Wenn die Aufgabe zu einfach ist, wird Potential verschwendet, da in der Zeit komplexere Arbeiten bearbeitbar gewesen wären. ACHTUNG eine unangenehme Aussage: Du wirst deine Mitarbeiter:innen immer wieder über- oder unterfordern und das ist in Ordnung! Nur so könnt ihr euch einspielen. Mach dir dabei keinen zu großen Kopf, achte auf deine Mitarbeiter:innen und ziehe deine Lehren aus den Reaktionen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Aufgaben immer so weit "nach unten" delegiert werden sollten wie möglich. (Mehr dazu in einem späteren Artikel)


Vorgehen beim Delegieren

Bevor eine Aufgabe delegiert werden kann sollten diese 4 Fragen geklärt sein:

  • An wen wird die Aufgabe delegiert bzw. welche Skills werden benötigt?

Aufgaben sollten immer an den Mitarbeiter/die Mitarbeiterin delegiert werden, der/die am besten für die Aufgabe geeignet ist. Das heißt, dass die Fähigkeiten und Kompetenzen des Teammitglieds, dem die Aufgabe delegiert wird, zur Aufgabe passen müssen. Wie oben bereits beschrieben, sollte die Aufgabe weder weit außerhalb des Fähigkeitsbereichs liegen, noch sollte die Aufgabe weit "unter dem Niveau" des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin sein.

  • Was soll durch die Ausführung der Aufgabe erreicht werden?

Damit die Aufgabe so ausgeführt werden kann, wie sie ausgeführt werden soll, muss sie klar definiert sein. Je nach Aufgabe ist es besser, zu definieren, warum eine Aufgabe durchgeführt werden soll, als die Aufgabe selbst zu definieren. Im besten Fall ist die Person, der die Aufgabe delegiert wird genau die Person, die die Aufgabe am besten durchführen kann. Da sie am besten weiß, was wirklich gemacht werden muss, um ein spezielles Ziel zu erreichen, sollte sie den Lösungsweg selbst festlegen. Dieser Ansatz wird beispielsweise in der agilen Softwareentwicklung mittels User Stories konsequent verfolgt.

Zwei weitere Vorteile bei der Festlegung von Ergebnissen sind, dass:

1. eine bessere Orientierung entsteht, ob die übertragene Aufgabe abgeschlossen ist und

2. dass die Ergebnisse als Basis für das Feedback und die Kontrolle der Aufgabe verwendet werden können.

  • Sind alle notwendigen Informationen und Termine definiert?

Es ist wichtig, dass bei der Delegation von Aufgaben, alle notwendigen Informationen vorhanden sind. Hierzu zählen das erwünschte Ergebnis, benötigte Unterlagen und Termine. Wenn dies nicht vollständig übermittelt wird, resultiert dies entweder in schlechteren Ergebnissen oder in zusätzlicher Kommunikation zwischen dem Durchführenden und dem Delegierenden. Wenn dies häufiger passiert, fühlt sich das für den Durchführenden unbefriedigend an, da die Aufgabe nicht eigenständig bearbeitet werden kann und somit die Ergebnisse nicht selbst erreicht werden können. Der Delegierende kann das Gefühl bekommen, dass es besser wäre, die Aufgabe selbst zu erledigen, da es mehr Arbeit macht immer wieder Rückfragen zu beantworten.

  • Wann wird das Ergebnis kontrolliert?

Direkt bei der Delegation der Aufgabe, sollte festgelegt werden, wann die Ergebnisse der Aufgabe kontrolliert werden. Kontrolle hat oftmals einen negativen Charakter und viele scheuen es kontrolliert zu werden. Wenn eine Aufgabe delegiert wird, ist aber weiterhin der Delegierende für das Ergebnis verantwortlich. Das heißt, dass sowohl bei guten, als auch bei schlechten Ergebnissen, die Konsequenzen vom Delegierenden mit getragen werden müssen. Daher solltest du dich bei der Delegation einer Aufgabe vergewissern, dass du selbst mit den Ergebnissen zufrieden bist. Eine Aufgabe zu kontrollieren ist außerdem einfach nur fair, dem Ausführenden gegenüber. Es sollten niemals Aufgaben delegiert werden, die eigentlich überhaupt nicht wichtig sind. Diese sollten direkt eliminiert werden, da keine Arbeitszeit, egal von wem, in diese Aufgabe fließen soll. Eine Aufgabe zu kontrollieren zeigt, dass die Ergebnisse Relevanz haben. Zusätzlich bietet sich dem Delegierenden eine sehr gute Möglichkeit, konkretes Feedback zu geben. Dadurch kann entweder eine gute Bearbeitung hervorgehoben und die Arbeit bestärkt, oder eine schlechte Bearbeitung für die Zukunft korrigiert und optimiert werden.

(Ergänzung: Wenn das Team bereits eingespielt ist, Vertrauen besteht und der Mitarbeiter so weit ist, dass er nicht mehr so viel Feedback benötigt, können auch Aufgaben übertragen werden, bei denen der Mitarbeiter selbständig entscheidet ob eine Feedbackrunde notwendig ist.)


Zusammenfassung

Delegieren von Aufgaben ist ein sehr wichtiges Hilfsmittel für Führungskräfte, das auf Grund von negativen Einstellungen oder schlechten Erfahrungen in vielen Unternehmen zu selten oder nicht richtig eingesetzt wird. Wenn sich die Weitergabe von Aufgaben eingespielt hat und die oben erwähnten Fragen beantwortet werden, ergeben sich jedoch einige positive Aspekte, die über die reine Zeitersparnis des Delegierenden hinaus gehen. Zu Beginn fühlt sich ein strukturierter Ablauf nach viel zusätzlicher Arbeit an, wenn du ihn ein paar mal durchgeführt hast, ist er aber schnell in Fleisch und Blut übergegangen. Viel Erfolg dabei!


Nächste Schritte

Ich hoffe der Artikel hat dir gefallen und dir weitergeholfen.

Lesen ist ein wichtiger Baustein für die eigene Weiterentwicklung. Doch noch relevanter ist es, das Gelesene umzusetzen.

Daher meine Aufforderung an dich:

  • Erstelle dir eine Liste mit den Aufgaben die du zu erledigen hast

  • Prüfe die Einträge in der Liste, nach Aufgaben die du delegieren kannst

  • Bereite diese Aufgaben so vor, dass du sie delegieren kannst und gib sie an ein Teammitglied weiter

  • Kontrolliere das Arbeitsergebnis, gib Feedback und prüfe ob du noch etwas beim Delegieren verbessern kannst

Ich bin sehr interessiert an deiner Meinung und an den Erfahrungen die du machst.

Daher gehe gerne auf Twitter und schreibe einen Kommentar oder melde dich per Mail.

Dein Florian Fay