• Florian Fay

Wie dir ein ehemaliger US-Präsident bei der Priorisierung deiner Aufgaben helfen kann

Das Eisenhower-Prinzip

Als Führungskraft hast du wahrscheinlich mehr als genug zu tun. Um nicht komplett in deinen Aufgaben unterzugehen, ist es wichtig, dass du diese richtig priorisierst und nicht versuchst alles selbst und gleichzeitig zu erledigen.

Viele priorisieren ihre Aufgaben nach Bauchgefühl. Das kann gut gehen, muss es aber nicht. Um die Priorisierung strukturiert durchführen zu können, möchte ich dir ein einfaches Prinzip vorstellen. Es hat seinen Namen von dem Präsidenten Dwight D. Eisenhower und wird das Eisenhower-Prinzip genannt.


WICHTIG: Das Ziel beim Einsatz dieses Prinzips ist deine Effektivität zu erhöhen. Es geht in erster Linie nicht darum, dich effizienter zu machen und dadurch mehr Aufgaben in kürzerer Zeit zu erledigen. Es geht darum die richtigen Aufgaben zu identifizieren, die den größten Einfluss auf den Unternehmenserfolg haben. Die Durchführung dieser Aufgaben sorgt dafür, dass du und dein Team die größtmögliche Wirkung in der Zeit erreichen können, die ihr habt.


Die Methode

Bewertung

Bei der Methode werden die Aufgaben anhand der zwei Parameter Wichtigkeit und Dringlichkeit bewertet. Auf Basis dieser zwei Parameter wird jede Aufgabe in eine 4-Felder-Matrix eingeordnet, wobei jedes Quadrat der Matrix für einen speziellen Umgang mit der Aufgabe steht.

Bei der Eigenschaft Wichtigkeit muss in diesem Zusammenhang zwischen zwei Varianten unterschieden werden:

  1. Wichtig für das Unternehmen: Dass diese Aufgabe erledigt wird, ist aus finanzieller Sicht wichtig für das Unternehmen. Wenn die Aufgabe nicht erledigt wird entsteht ein wirtschaftlicher Schaden, weil entweder Umsatz bzw. Gewinn reduziert oder Kosten erhöht werden. Das geht über den mittelbaren Umsatz hinaus und betrifft z.B. auch die Kundenbindung, die sich erst sekundär auf den Umsatz auswirkt.

  2. Wichtig, dass die Aufgabe von dir erledigt wird: Das ist der Fall, wenn zur Erledigung der Aufgabe explizites Wissen oder Fähigkeiten benötigt werden, die nur du hast oder die Aufgabe aus anderen Gründen von dir erledigt werden muss.

Es sollte immer zuerst geprüft werden, ob die Aufgabe wichtig für das Unternehmen ist. Wenn nein, dann ist sie unwichtig. Falls sie wichtig ist, solltest du danach prüfen ob du sie unbedingt selbst erledigen musst. Falls das zutrifft, wird die Aufgabe als wichtig eingestuft. Ansonsten wird sie als nicht wichtig eingestuft.


Visualisierung und Folgerung

Im Folgenden ist die Matrix dargestellt, in die die Aufgaben eingetragen werden. Außerdem wird das zugehörige Todo für die einzelnen Felder beschrieben.

  1. Wichtig und dringlich: Das sind die Aufgaben um die du dich selbst kümmern musst. Diese Aufgaben sind wirtschaftlich relevant für das Unternehmen und benötigen deine Bearbeitung, da sie nicht von jemand anderem übernommen werden können. Außerdem hat die Erledigung dieser Aufgaben entweder eine nahe anstehende Deadline, oder es würde zu einem erheblichen finanziellen Schaden führen, wenn diese nicht schnellstmöglich erledigt werden.

  2. Wichtig und nicht dringlich: Diese Aufgaben terminierst du. Das heißt, du setzt dir eine Deadline, bis wann du diese Aufgabe erledigst, machst sie aber nicht sofort. Wichtig ist, dass du dir eine Erinnerung für die Aufgabe generierst, um dich in diesem Moment nicht mehr aktiv mit ihr auseinander zu setzen. Dadurch verlierst du keine Energie, weil sie dich weiterhin beschäftigt.

  3. Nicht wichtig und dringlich: Diese Aufgaben delegierst du. Wie bereits erwähnt, sollte darauf geachtet werden, dass die Aufgaben einen positiven Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Wenn sie komplett unwichtig sind und keinen Einfluss auf das Unternehmen haben, sollten sie gestrichen werden. Die Aufgaben sollten aber nicht dich als Bearbeiter benötigen. Welche weiteren Vorteile das Delegieren für dich als Führungskraft hat und welche Fragen zum Delegieren einer Aufgabe geklärt sein müssen, kannst du in diesem Artikel nachlesen: Richtig delegieren

  4. Nicht wichtig und nicht dringlich: diese Aufgaben können weg. Das klingt drastisch und so soll es auch sein. Diese Aufgaben bringen weder großen Mehrwert, noch sind sie zeitlich kritisch. Daher stellt sich die Frage, warum man sich mit diesen Aufgaben beschäftigen sollte und die Antwort ist: Man sollte sich nicht damit beschäftigen. Wichtig ist, dass diese Aufgaben auch nicht delegiert werden, da sie es nicht wert sind delegiert zu werden.

Wir machen es mit ein paar Beispielen konkret:


Beispiel 1

Einer deiner wichtigsten Kunden ruft dich an und möchte wegen eines Problems, dass seinen operativen Betrieb zum Stillstand bringt, mit dir sprechen.

Diese Aufgabe ist wichtig, da es ein relevanter Kunde ist und seine Zufriedenheit somit einen großen wirtschaftlichen Einfluss auf das Unternehmen hat.

Diese Aufgabe ist dringlich, da ein nicht funktionierender operativer Betrieb beim Kunden nicht warten kann.

Das heißt die Aufgabe fällt in Feld 1, du kümmerst dich selbst um diese Aufgabe und rufst so schnell wie möglich bei deinem Kunden an.


Beispiel 2

Es ist Mitte August, 30°C im Schatten und im Homeoffice trägt kaum noch einer eine Hose beim Arbeiten. Noch zwei Wochen, dann ist es wieder so weit und die Supermärkte läuten die Weihnachtssaison ein. Das bedeutet, dass ihr als Unternehmen euch auch langsam auf den Versand der Weihnachtsgrußkarten vorbereiten müsst.

Die Aufgabe ist wichtig und es ist relevant, dass du sie machst, da in diesem Beispiel der direkte Kundenkontakt hoch angesehen wird und jede Grußkarte noch die persönliche Unterschrift von dir erhält.

Diese Aufgabe ist nicht dringend. Es reicht, wenn die Karten Ende November versandbereit sind, damit die Kunden sie noch vor Weihnachten in den Händen halten.

Sie fällt in Feld 2, du terminierst die Aufgabe und erledigst sie später.


Beispiel 3

Ein Kunde schreibt dir Ende November eine Mail. Er möchte kurz vor Weihnachten noch ein kleines Projekt umgesetzt haben und bittet um einen Rückruf.

Bis Weihnachten bleibt nicht mehr viel Zeit, das heißt der Rückruf ist dringlich.

Mit dem Projekt kann Umsatz gemacht werden, weshalb es relevant für das Unternehmen ist. Der Kunde ist nicht an dich gebunden, daher ist es nicht notwendig, dass du selbst den Rückruf tätigst. Daher ist es nach unserem Schema nicht wichtig.

Der Rückruf fällt in Feld 3. Du delegierst sie an ein Teammitglied.


Beispiel 4

Wenn du in einem beruflichen Netzwerk wie beispielsweise Linkedin unterwegs bist, kennst du das sicher. Du wirst von einer Person angeschrieben, die ein super Produkt hat, was sie dir unbedingt vorstellen möchte. Wenn du bereits in dem ersten Satz erkennst, dass das Produkt nicht zu dir passt, dann ist die Beantwortung der Anfrage nicht wichtig, da sie dir nicht weiterhelfen wird. Da eine Beantwortung der Anfrage auch nicht dringlich ist, weil es keinen Vorteil gibt ob die Anfrage beantwortet wird oder nicht, wird sie einfach verworfen und somit auch nicht delegiert.


Zusammenfassung

Viele Führungskräfte haben mehr zu tun, als sie in ihrer Arbeitszeit leisten können. Daher ist es wichtig, dass die Aufgaben richtig priorisiert werden. Mit genügend Erfahrung kann das intuitiv sehr gut funktionieren. Wenn du die Erfahrung noch nicht hast oder generell die Priorisierung gerne strukturiert angehen möchtest, ist die Eisenhower-Methode ein gutes Werkzeug für dich.



Nächste Schritte

Ich hoffe der Artikel hat dir gefallen und dir weitergeholfen.

Lesen ist ein wichtiger Baustein für die eigene Weiterentwicklung. Doch noch relevanter ist es, das Gelesene umzusetzen.

Daher meine Aufforderung an dich:

  • Wende bei jeder Aufgabe, die nächste Woche an dich herangetragen wird die Eisenhower-Methode an

  • Prüfe die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit

  • Verfahre mit der Aufgabe, je nach dem in welchem Quadranten sie landet

  • Prüfe, ob sich das Vorgehen für dich positiv auswirkt durch bessere Ergebnisse und/oder weniger Stress

Ich bin sehr interessiert an deiner Meinung und an den Erfahrungen die du machst.

Daher gehe gerne auf Twitter und schreibe einen Kommentar oder melde dich per Mail.

Dein Florian Fay

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